Je kent ze wel. Lijstjes, apps, post-its. We gebruiken allerlei hulpmiddelen om ons te helpen met onze to-do’s. Daarnaast is het aanbod van timemanagement gerelateerde zelfhulp boeken, filmmateriaal en workshops breed genoeg om een methode te ontwikkelen die ten eerste werkt en ten tweede bij ook nog bij je past. Helaas geldt dat voor velen van ons niet. Onze agenda’s, digitaal of old-skool op papier, bieden ondanks alle inspiratie geen uitkomst tegen de werkdruk waar we soms zo jammerlijk tegen aanlopen. Hoe kan dat?! Vinden we het dan ècht zo moeilijk om efficiënt met onze tijd om te gaan? Leren we het dan gewoon nooit? Alles wat we moeten, wat we willen, en alles wat eigenlijk niet meer past staat op onze lijstjes en we ervaren het als verstikkend als de tijd medogenloos doortikt. Want wat is er veel te doen, en anders verzinnen we er wel weer wat bij.
Je bent zelf voor een groot deel verantwoordelijk voor wat je allemaal op je to-do zet. Jij bent de baas over je agenda. Dit houdt ten eerste in dat je precies weet wat er op staat en wat dit inhoudt en ten tweede waarom het überhaupt je to-do lijst wel of niet haalt. Het betekent dat je het overzicht hebt in de taken en acties die je moet doen, wat ze inhouden en wanneer ze af moeten zijn. In plaats van vage omschrijvingen op te sommen is de voorwaarde van een werkende actielijst dat de punten die er op staan concreet en uitvoerbaar zijn. Zo weet je beter hoeveel tijd een actie of project in zal nemen en kun je goed inschatten wanneer je hulp nodig hebt. Je bent je bewust van je actiepunten, anders begin je er niet aan!
Soms heb je echter weinig invloed op de taken die jou ten deel zullen vallen. Hierbij is het tweede aspect van efficiënt omgaan met je tijd vooral belangrijk: het respecteren van je eigen grenzen. Je hanteert een balans tussen dingen die echt moeten en dingen die je graag wilt doen, zowel werk-gerelateerde als privé zaken. Je zegt bijvoorbeeld af en toe ‘nee’. Niet omdat je niet gemotiveerd bent, of omdat je het niet belangrijk vindt, maar omdat je weet dat de kwaliteit er niet bij gebaat is wanneer jij een dergelijke taak extra op je neemt. Jouw persoonlijke grenzen zijn jouw verantwoordelijkheid. Je omgeving kan ze niet ruiken. Geef ze dus helder aan!
Een persoonlijke favoriet, maar vaak een vergeten aspect van time management, is het rekening houden met leuke dingen. Waarom plan je wel je werk en dingen die echt moeten, maar niet dingen waar je energie van krijgt? Een middag werken in je tuin of lekker een boek lezen of een serie kijken kunnen bijvoorbeeld dingen zijn waar je weer energie van krijgt. Ze zijn onmisbaar voor je functioneren. Je mag ze niet zomaar aan de kant schuiven! Zeker niet als je het erg druk hebt!
De conclusie is dat het geheim van efficiënt time management niet in een tool zit. De oplossing ligt voornamelijk bij jou. We hoeven niet te leren plannen of een app te gebruiken die ons daarmee helpt. Zolang we onszelf niet meetellen in dergelijke plannen werkt een dergelijke tool niet. Welke tool je ook kiest, als je bewust om gaat met je actiepunten en taken, je grenzen respecteert en jezelf de kans geeft om ruimte te geven voor leuke dingen, haal je meer uit je tijd. Je houdt misschien zelfs wel tijd over om een nieuwe interessante app te downloaden of deze scherpe TedTalk van Nigel Marsh te bekijken over work-life balance.
